2. Miten yhdistyksessä toimitaan yhdessä?

Tässä osiossa keskitytään yhdistyksen eri tehtäviin: opit mitä hallituksen, toiminnanjohdon ja vapaaehtoisten rooleihin liittyy. Saat tietää, miten tehtävät eroavat toisistaan ja miten ne toisaalta täydentävät toisiaan. 

Yhdistyksen avaintehtävät   

Luottamusjohto on ryhmä tehtävään valittuja luottamushenkilöjä, jotka seuraavat ja valvovat koko yhdistyksen toimintaa. Hallitus on yhdistyksen toimeenpaneva elin, eli se johtaa ja valvoo yhdistyksen toimintasuunnitelman ja talousarvion toteutumista sekä kantaa vastuun toiminnasta. Kaikki yhdistyksen vapaaehtoiset ja työntekijät ovat tilivelvollisia hallitukselle. 

Toiminnanjohto koordinoi yhdistyksen päivittäistä toimintaa ja organisoi sen käytännön toteutuksen. Vapaaehtoiset hoitavat tämän tehtävän, jos yhdistyksellä ei ole palkattuja työntekijöitä. Jos yhdistyksellä on työntekijöitä, joku heistä vastaa johtamisesta ja häntä kutsutaan usein toiminnanjohtajaksi tai pääsihteeriksi. 

Käytännön toiminta on yhdistyksen päivittäistä työtä ja toimintaa. Yhdistyksestä riippuen vapaaehtoiset tai työntekijät voivat vastata tästä. He ovat ensisijaisesti vastuussa johdolle, mutta johdon kautta myös hallitukselle. 

Luottamusjohdon, toiminnanjohdon ja käytännön toiminnan selvä erottaminen toisistaan on tärkeää, mutta ei aina kovin helppoa. Usein yhdistysmaailmassa näiden eri tehtävien välillä on läheisiäkin yhtymäkohtia ja etenkin pienemmissä yhdistyksissä samat ihmiset saattavat vastata useammasta tai jopa kaikista tehtävistä. 


Perehdy tarkemmin: toiminnanjohto 

Yleiskatsaus 

Toiminnanjohto vie hallituksen laatiman ja vuosikokouksessa hyväksytyn toimintasuunnitelman käytäntöön. 

Pelkistä vapaaehtoisista koostuvassa yhdistyksessä toiminnanjohdon rooli voidaan antaa yhdelle vapaaehtoiselle tai jakaa tehtävä useammalle vapaaehtoiselle, jotka vastaavat kukin omasta alueestaan (esimerkiksi: jäsenasiat, varainhankinta, tapahtumat).

Jos yhdistyksellä on työntekijöitä, toiminnanjohtajalle maksetaan palkkaa ja hallitus toimii hänen työnantajanaan. 

Tehtävänkuva 

Toiminnanjohto organisoi työntekijöiden ja vapaaehtoisten toimintaa yhdistyksen toimintasuunnitelman mukaan 

Yhdistyksen tavoitteista päättää jäsenkokous ja hallitus laatii suunnitelman niiden saavuttamiseksi. Toiminnanjohto valitsee suunnitelman puitteissa toimenpiteet ja vastaa käytännön toiminnan organisoimisesta. 

On tärkeää, että toiminnanjohdolla (joko vapaaehtoisella tai työtekijällä) on selkeä tehtävänkuva, jossa määritellään päätäntävallan ulottuvuus: mitä päätöksiä toiminnanjohto voi tehdä itsenäisesti ja mitkä päätökset kuuluvat luottamusjohdolle. 

Hallitus on valtuuttanut toiminnanjohdon johtamaan yhdistyksen muita työntekijöitä ja vapaaehtoisia. 

Tiedonvaihto ja vuorovaikutus 

Toiminnanjohto on tilivelvollinen luottamusjohdolle: sen tulee raportoida hallitukselle säännöllisesti siitä, mitä yhdistyksessä tapahtuu. 


Perehdy tarkemmin: käytännön toiminta (työntekijät) 

Yleiskatsaus 

Luottamusjohto voi palkata työntekijöitä toteuttamaan yhdistyksen käytännön toimintaa jäsenten asettamien tavoitteiden saavuttamiseksi. 

Tehtävänkuva 

Työntekijöillä on yhdistyksessä monia eri tehtäviä – vapaaehtoisten tukemisesta palveluiden tuottamiseen ja varainhankinnasta viestintään. 

On tärkeää, että kaikilla työntekijöillä on selkeä kirjallinen tehtävänkuva. 

Tiedonvaihto ja vuorovaikutus 

Yleensä työntekijät raportoivat johtajalle, joka raportoi edelleen hallitukselle. 

On tärkeää, että työnantajana toimivalla yhdistyksellä on selkeä henkilöstösuunnitelma ja yhdessä sovittu toimintatapa tiedonvaihtoon, vuorovaikutukseen ja henkilöasioita koskevaan päätöksentekoon liittyen. 


Perehdy tarkemmin: käytännön toiminta (vapaaehtoiset) 

Yleiskatsaus 

Yhdistykset tarvitsevat vapaaehtoisia monista eri syistä: 

  • Vapaaehtoistoiminta itsessään on arvokasta ja tarjoaa mahdollisuuden osallistua. 
  • Vapaaehtoiset tuovat mukanaan hyödyllistä osaamista. 
  • Vapaaehtoisuus luo yhteishenkeä.
  • Vapaaehtoisten työpanos lisää toiminnan laajuutta ja vaikuttavuutta.

Tehtävänkuva 

Vapaaehtoiset voivat toimia useissa eri tehtävissä oman kiinnostuksensa ja yhdistyksen tarpeiden mukaan. 

Jos yhdistyksellä ei ole palkattuja työntekijöitä, vapaaehtoiset vastaavat kaikesta toiminnasta (mm. toiminnan koordinointi, taloushallinto, turvallisuus). 

Tiedonvaihto ja vuorovaikutus 

On tärkeää, että vapaaehtoisia osallistavassa organisaatiossa on selkeä tehtävänkuva myös jokaiselle vapaaehtoiselle. Vapaaehtoissuunnitelmassa tulisi linjata, mitkä ovat vapaaehtoisten ja työntekijöiden tehtävät ja vastuut ja miten he toimivat yhdessä. Yhdistyksellä tulisi olla myös selkeä tuki- ja raportointirakenne vapaaehtoisille. 

On suositeltavaa, että yhdistys ja vapaaehtoinen tekevät kirjallisen allekirjoitetun sopimuksen, jossa linjataan vapaaehtoisen vastuut yhdistystä kohtaan ja toisinpäin. 

On tärkeää, ettei vapaaehtoisia nähdä tai kohdella kuten työntekijöitä, koska tästä voi olla taloudellisia ja oikeudellisia seuraamuksia. 


Testaa tietosi! Luottamusjohto vai toiminnanjohto?

  1. Kuuluvatko seuraavat velvollisuudet luottamusjohdon vai toiminnanjohdon tehtäviin? 1) Vastaa pitkän tähtäimen suunnittelusta. 2) On viime kädessä vastuussa kaikesta toiminnasta. 3) On tilivelvollinen sidosryhmille onnistumisista ja epäonnistumisista.
  2. Kuuluvatko seuraavat velvollisuudet luottamusjohdon vai toiminnanjohdon tehtäviin? 1) Organisoi työntekijöiden ja vapaaehtoisten toimintaa tavoitteiden saavuttamiseksi. 2) Raportoi säännöllisesti yhdistyksen hallitukselle. 3) Omaa rajoitetun päätöksenteko-oikeuden, joka on määritelty tehtävänkuvassa tai säännöissä.

 

Tapausesimerkki: Kyyhkylän kyläyhdistyksen jäsenet

Tutustu tapausesimerkeihin, joissa on kuvattu Kyyhkylän kyläyhdistyksen kolmen jäsenen tehtäviä. Lue kuvaukset ja tunnista testillä henkilöiden roolit yhdistyksessä.

Riikka otti vastaan Kyyhkylän kyläyhdistyksen luottamustehtävän neljä vuotta sitten. Hänet valittiin juuri yhdistyksen puheenjohtajaksi ja hän osallistuu kaikkiin hallituksen kokouksiin. Yhdessä muiden luottamushenkilöiden kanssa Riikka päättää yhdistyksen pitkän tähtäimen tavoitteista, seuraa ja valvoo talousasioita sekä keskustelee ajankohtaisista asioista. Hän toimii myös yhdistyksen vapaaehtoisena eri tapahtumissa.

Eija on ollut toteuttamassa Kyyhkylän kyläyhdistyksen toimintaa alusta alkaen; hän oli itse asiassa mukana perustamassa yhdistystä. Eija auttaa ja on mielellään mukana kaikessa yhdistyksen toiminnassa. Hän saapuu yleensä ensimmäisenä kuukausittaiseen kyläiltaan ja toivottaa muut tervetulleiksi kädestä pitäen ja hymyillen. Eija ideoi joka vuosi kysymykset varainhankintavisaan ja organisoi lasten kesäjuhlan. Ihmiset pitävät häntä yhteisön tukipilarina ja sanovat, että ilman Eijaa Kyyhkylässä ei olisi todellista yhteisöä.

Martti eläköityi hiljattain työskenneltyään lähes koko elämänsä rakennusteollisuuden projektinhallintatehtävissä. Etsiessään uusia haasteita hän huomasi Kyyhkylän kyläyhdistyksen vapaaehtoistoiminnan koordinaattorin pestin ja sai sen vastuulleen. Martti on vastuussa vapaaehtoistoiminnan organisoinnista: hän tutustuttaa uudet vapaaehtoiset yhdistyksen toimintaan, pitää yllä vapaaehtoisrekisteriä ja huolehtii, että jokainen vapaaehtoinen saa tehtäväänsä tarvittavan perehdytyksen ja ohjauksen. Martti myös raportoi yhdistyksen hallitukselle kaikista vapaaehtoistoimintaan liittyvistä asioista.

Testaa tietosi! Tunnista henkilön rooli yhdistyksessä.

  1. Mitä roolia Riikka edustaa?
  2. Mitä roolia Eija edustaa?
  3. Mitä roolia Martti edustaa?

Yhteenveto 

Hallituksen tulee varmistaa, että jokainen yhdistyksen toiminnassa mukana oleva on selvillä omista sekä muiden tehtävistä ja vastuista. Näin vältytään sekaannuksilta, tehottomalta työltä ja jopa konflikteilta. Vapaaehtoisten on myös tärkeä kyetä nimeämään organisaation ulkopuolisille henkilöt, jotka ovat vastuussa toiminnasta eli hallituksen jäsenet.