Arviointi ja tulevaisuustyö

Johdanto

Arvioinnista sanotaan usein, että se on kuin valokuva toiminnasta annetulla hetkellä. Se näyttää paitsi edustalla näkyvää toimintaa, mutta myös ihmisten ilmeitä. Taustalla saattaa näkyä myös yksityiskohtia, joita ei kuvaa sommiteltaessa ole osattu ottaa huomioon. Valokuvan avulla järjestö perustelee toimintansa onnistumista niin rahoittajilleen kuin jäsenilleenkin, ja sen tärkeänä tehtävänä on yrittää seuraavan valokuvan ottamisen aikaan saada useammat kasvot näyttämään hymyileviltä. 

Viime aikoina on alettu puhua kuitenkin aiempaa enemmän vaikuttavuustyön ja arvioinnin sekä tulevaisuustyön ja ennakoinnin yhteydestä. Arvioinnin avulla voidaan pohtia mm. sitä, ovatko hankkeen tulokset kestävällä pohjalla ja palvelevatko ne järjestöä vielä vuosien päästä. Toisaalta ennakoinnin tuloksia voidaan hyödyntää tavoitteiden ja mittarien asettamisessa. Tässä luvussa pohdimme tätä yhteyttä.   

Hyödynnä ennakointia arvioinnin pohjalla 

Ennakoinnilla tarkoitetaan tulevaisuusaiheisen tiedon keräämistä, sen analysointia ja arviointia sekä siihen pohjautuvaa tulevaisuuteen suuntaavaa päätöksentekoa ja toimintaa. Järjestö voi saada ennakoimalla tietoa esimerkiksi siitä, mihin sen kannattaa toimintaa suunnata. Vaikuttavuusketjun kohdalla ennakointi nostaa esiin tulevaisuuden tarpeita, joista juontuu visio. Toiminnalla visio puretaan pienempiin osasiin asettamalla toiminnalle tavoitteita.  

On tärkeää pohtia, miltä ennakoimalla kerätty tieto näyttäytyy eri kohderyhmien näkökulmasta. Tulevaisuuden näköaloja kannattaa kysyä myös kohderyhmiltä itseltään. Esimerkiksi Opintokeskus Siviksen ennakointityökalun avulla voidaan yhdistää vapaaehtoisten järjestön, kohderyhmien, lähiyhteisöjen ja yhteiskunnalliset näkökulmat. Esimerkiksi, jos kunnassa väestökehitys on negatiivinen ja siellä asuvat nuoret suunnittelevat lähitulevaisuudessa muuttavansa pois, mitä paikallinen nuorisoalan yhdistys voi tehdä? Se voi suunnata esimerkiksi toimintaa enemmän paikallisille lapsiperheille arvioimalla heidän tarpeitaan. Ikävimmässä tapauksessa se voi arvioida, ettei sitä enää tarvita ja purkautua.   

Ihanteellisesti yhdistys pystyy arvioimaan ja yhdistämään tulevaisuuden vetovoimatekijöitä ja nuorten aikuisten tarpeita tarjoamalla toimintaa, joka pitää nuoret kunnassa tai saa heidät muuttamaan opintojen jälkeen takaisin. Kykeneekö yhdistys tähän yksin? Millaisia tarkempia tuloksia sen kannattaa tavoitella?  

Onkin haasteena, että esimerkiksi hanketta suunnitellessa ennakointitiedon avulla ei kyetä rakentamaan tarpeeksi tarkkaa ja käytännöllistä vaikutusketjua. Tässä auttaa tutustuminen vastaaviin hankkeisiin ja niiden hyvien käytäntöjen hyödyntäminen, järjestön oma kokemus ja esimerkiksi palvelumuotoilun menetelmien hyödyntäminen.   

Arviointi tulevaisuustyön tukena

Arvioinnin ja vaikuttavuuden kohdalla jalansijaa on saamassa myös ajattelutapa, joka yhdistää arvioinnin ja ennakoinnin. Puhutaan esimerkiksi tulevaisuusorientoituneesta tai transformatiivisesta arvioinnista. Ennen kaikkea kyse on tulosten kestävyyden ja pysyvyyden ennakoinnista. Onko toiminnallamme pitkäkestoisia vaikutuksia? Kun järjestö haluaa vaikuttaa johonkin yhteiskunnalliseen ilmiöön ja olla muiden mukana saamassa aikaan vaikuttavuutta, tämä on varsin olennainen kysymys.  

Perinteisesti arvioinnissa esimerkiksi hankkeen lopussa kysytään, missä määrin hankkeessa kehitetyn toimintamallin avulla vastattiin kohderyhmän tarpeisiin. Tulevaisuusorientoituneessa arvioinnissa keskitytään sen sijaan pohtimaan, kuinka hyvin malli voi vastata tarpeisiin vielä viiden vuoden päästä, vaikka esimerkiksi järjestön taloudellinen tilanne muuttuisi. Suosituksena on, että tarkasteltava aikajänne olisi 3–5 vuotta.  

Samalla kannattaa tehdä erilaisia ”entä jos” ja ”millä ehdoilla” -kysymyksiä, jotka auttavat konkretisoimaan sitä, millaisia mahdollisuuksia on saada aikaan pitkäkestoisia tuloksia.  

Suhteessa arviointiketjuun tämän tyylinen arviointi auttaa nimeämään uusia tarpeita ja jatkaa toiminnan sykliä eteenpäin. Lisäksi se auttaa järjestöä arvioimaan omaa tulevaisuuttaan eli se on ennakointia jo sinällään. Kun tulosten arvoa pohditaan, niitä pohditaan samalla suhteessa järjestöön kokonaisuutena ja sen toimintaympäristön kehittymiseen? 

Sovella käytännössä

Kun pohdit tavoitteita ja mittareita, ota mukaan tulevaisuusnäkökulma. Yksi esimerkki voisi olla, että halutaan kehittää koulutusmalli, joka vastaa pääosin kohderyhmän tarpeisiin vielä viiden vuoden päästä. Mitä se edellyttää mallilta?  

Tällaisessa tapauksessa organisaation sisäisenä mittarina voisi olla mallin onnistunut vakiinnuttaminen järjestössä: resurssit, vastaavat henkilöt ja muut tarvittavat asiat on saatu toimenpiteen aikana kuntoon.  

Lisää toiminnan tai esimerkiksi hankkeen arviointisuunnitelmaan vähintään yksi tulevaisuusorientoitunut kysymys. Voisiko kysymyksen myös sitoa jollain tasolla järjestön strategiaan. Esimerkiksi: ”Missä määrin kehitetty koulutusmalli mahdollistaa tavoitteenamme olevan osallistavan vapaaehtoistyön vielä kolmen vuoden päästä?”  

Tehkää yhdessä ennakointia! Kerätkää yhdessä tietoa mahdollisista tulevaisuuksista, järjestelkää työpaja, keskustelkaa ja analysoikaa yhdessä. Mikä on mahdollista? Mitä me haluamme? Mikä on ei-toivottavaa? Kaikkea tietoa ei tarvitse kerätä itse. Mm. Sitra on tuottanut suuren määrän hyödynnettävää ennakointiaineistoa.   

Katsokaa myös järjestön toimialan ulkopuolelle. Jos tavoitteenanne on osallistamalla nuoria parantaa heidän hyvinvointiaan, myös esimerkiksi koulutuksen, terveydenhuollon ja työelämän tulevaisuus vaikuttaa siihen, millaisia tavoitteita teidän tulisi itsellenne asettaa.  

Järjestön tarina

Kohti tulevaa -hanke ja pitkän aikavälin tavoitteet

“Vapaaehtoistoiminnan tulevaisuuden mahdollisuuksien tunnistamiseksi käynnistimme vuonna 2022 järjestö- ja vapaaehtoistoimijoiden oman ennakointihankkeen Kohti tulevaa – Tietoa ja toiveita tulevaisuudesta.  Hankkeen toiminnassa pyritään kasvattamaan järjestö- ja vapaaehtoistoimijoiden ymmärrystä siitä, miten tulevaisuustyö ja arviointi voisivat vielä vahvemmin liittyvät yhteen.

Ennakointihanke avaa tietä uudenlaisten tavoitteiden tunnistamiseen. Ennakointityö antaa puolestaan uutta tietoa järjestöjen asenteista, mahdollisuuksista ja osaamisesta vapaaehtoistoiminnan tulevaisuuden rakentamisessa. Tulevaisuusajattelun lisääntyessä vapaaehtoistoiminnan kentällä Kansalaisareena saa uusia yhteistyömahdollisuuksia. Ennakoinnin avulla voidaan asettaa pitkän aikavälin tavoitteita suomalaiselle vapaaehtoistoiminnalle. Silloin tavoitemaisema ei keskity esimerkiksi vain vapaaehtoistoiminnan tunnetuksi tekemiseen tai vapaaehtoisten rekrytoinnin helpottamiseen, vaan se sisältää laajemman muutoksen tarpeen.

Tulevaisuustyön ja arvioinnin yhteen kietoutuminen olisi järjestötoiminnalle merkittävä toiminnan kehittämisen työkalu. Se auttaisi hahmottamaan ja kehittämään toiminnan vaikuttavuutta ja tuloksellisuutta muuttuvassa maailmassa.  Tulevaisuustyö auttaa järjestöjä tunnistamaan muutostarpeita ja -mahdollisuuksia sekä luomaan yhteistä näkemystä ja sitoutumista tavoitteisiin. Järjestön oppiminen, uudistuminen ja vaikuttavuus voivat parantua toimivan tulevaisuustyön ja arvioinnin seurauksena.

Tulevaisuustyö ja arviointi kulkevat käsi kädessä mahdollistaen oikea-aikaisen toiminnan ja osaamisen kehittämisen. Toiminnan arviointia voidaan tehdä tulevaisuusnäkökulmasta, eli tarkastella järjestön toiminnan vaikutuksia pitkällä aikavälillä tai suhteessa erilaisiin tulevaisuuskuviin. Toisaalta arvioinnin tulosten perusteella on mahdollista tehdä johtopäätöksiä ja suosituksia järjestön tulevaisuustyölle – eli mitä asioita tulisi ennakoida, mitkä järjestön vision ja strategian tulisi olla, ja miten niitä tulisi toteuttaa.

Tulevaisuustyön ja arvioinnin yhdistäminen puolestaan edellyttää selkeää ymmärrystä tavoitteista, monipuolista osaamista, avointa viestintää, osallistavaa suunnittelua ja joustavaa kehittämistä järjestössä. Toimijat tarvitsevat selkeän yhteisen käsityksen siitä, miksi, miten ja millä perusteella tulevaisuustyötä ja arviointia järjestössä tehdään. Kummatkin toiminnot vaativat siis aktiivista yhteistyötä, avointa ja uteliasta asennoitumista muutokseen, sekä rohkeutta käsitellä haasteita ja oppia virheistä.”  

Lisälukemista

Olemme hyödyntäneet tässä osiossa seuraavia aineistoja, joiden avulla voit syventää osaamistasi.   

• How do we future proof an evaluation approach? – Thompson Coon, Rose ja Parkkonen, Pinja (2022). Sitra.
• Ennakointi – Sitra
• Evaluation must become future-sensitive. Easy-to-implement ideas on how to do it in practice – Mikkolainen, Petra (2022). Niras Consulting.  

Testaa tietosi

Takaisin sivun ylälaitaan