Toteutus ja aikataulu
Hyvin suunniteltu aikataulu antaa puntaroivalle paneelille tilaa ajatella, oppia ja oivaltaa yhdessä. Paneelin kesto, tapaamisten rytmi ja toteutustapa vaikuttavat ratkaisevasti siihen, kuinka syvällistä keskustelua ja harkittuja suosituksia voidaan syntyä.
Keskeinen osa puntarointiprosessin suunnittelua on paneelin aikataulutus ja käytännön järjestelyt. Paneeli voidaan toteuttaa etä-, lähi- tai hybridimuotoisena. Monimuotoisuutta edistää paneelin toteutus niin, että erilaisten henkilöiden osallistuminen on tehty helpoksi.
Osallistumisen edistämisen keinoja
- Käytä selkeää kieltä kutsussa ja materiaaleissa.
- Järjestä keskustelu paikassa, jonne on helppo tulla eri puolilta.
- Järjestö riittävä perehdytys käytettäviin digi- ja etävälineisiin.
- Huolehdi tilaisuuden esteettömyydestä ja saavutettavuudesta.
- Korvaa osallistujien matkakulut.
Puntaroivalle paneelille on varattava riittävästi aikaa perehtymiseen, oppimiseen, eri näkökulmien punnitsemiseen sekä yhteisten suositusten muodostamiseen. Paneeli kannattaa usein jakaa useampaan tapaamiseen. Näin osallistujille jää aikaa reflektiolle ja oppimiselle tapaamisten välillä. Tapaamisten välistä aikaa voi hyödyntää myös keskusteluaineiston jäsentelyyn – tässä apuna voidaan käyttää tekoälyä.
Keskusteluita käydään paneelin aikana sekä pienryhmissä että koko paneelin kesken niin kutsutussa plenaryssä. Keskustelulle tulee nimetä pääfasilitaattori, joka huolehtii tilaisuuden aikataulusta ja yhteisestä keskustelusta. Lisäksi suosituksena on, että paneelin aikana käydyissä pienryhmissä on omat fasilitaattorit ja mahdollisuuksien mukaan kirjurit fasilitoinnin apuna.
Keskustelun neutraaliuden näkökulmasta on tärkeää, että paneelin fasilitaattorit eivät ole itse toimi päätöksentekijöinä. Jokaisen mukana olevan fasilitaattorin tulee tuntea prosessi ja tilaisuuden kulku sekä fasilitoinnin tavoitteet kussakin vaiheessa.
Tutustu tarkemmin fasilitaattorin rooliin ja tehtäviin paneelin aikana.
1. Aloitus, pelisäännöt ja yhteinen lähtötilanne
Keskeiset sisällöt
- Paneelin tehtävänanto, mandaatti ja työskentelytapa: Mitä meidän pitää saada aikaan ja mihin lopputuotosta hyödynnetään?
- Puntaroivan keskustelun periaatteiden läpikäynti.
- Ensimmäinen orientaatio aiheeseen. Mistä ilmiöstä on kyse? Mitä tiedämme aiheena olevasta kysymyksestä? Mikä aiheessa on tärkeää itselle, entä muille?
Tavoitteet
- Yhteinen ymmärrys prosessista ja sitoutuminen puntaroivan keskustelun periaatteisiin.
- Hyvän keskusteluilmapiirin rakentaminen.
2. Perehtyminen: asiantuntijakuulemiset ja kysymysten kirkastaminen
Keskeiset sisällöt
- Eri kantoja edustavien tahojen kuuleminen sekä osallistujien lisäkysymykset,
- Keskustelua pienryhmissä: mitä opimme, mikä jäi epäselväksi, mitä lisätietoa tarvitaan?
Tavoitteet
- Luoda yhteinen, riittävä tietopohja ennen kannanmuodostusta.
- Muodostaa yhteiset tavoitteet ja arviointiperiaatteet, joista käsin suosituksia puntaroidaan.
3. Puntarointi: vaihtoehtojen punninta ja yhteisen näkemyksen rakentaminen
Keskeiset sisällöt
- Tosiseikkojen ja näkökulmien punninta pienryhmissä, kompromissien hahmottaminen.
- Koko paneelin koonnit: ryhmien löydösten vertailu ja yhteisten linjojen tunnistaminen.
- Ensimmäinen luonnos suosituksista.
Tavoitteet
- Yhteisen pohjan löytäminen ja perusteltujen vaihtoehtojen kokoaminen.
- Siirtyminen keskustelusta tuotoksiin: ratkaisukeskeisyys ja suosituksiin tähtääminen.
4. Suositusten viimeistely ja loppulauselman hyväksyntä
Keskeiset sisällöt
- Suositustekstin/loppulauselman muotoilu. Mitä suositellaan? Miksi? Millä ehdoilla ja millä aikajänteellä?
- Vähemmistö- ja eriävät näkemykset. Miten kirjataan ja miten varmistetaan, että teksti vastaa aidosti keskustelua?
- Tarvittaessa äänestykset ja lopullinen hyväksyntä.
Tavoitteet
- Valmis, perusteltu lopputuotos (loppulauselma/suositukset) päätöksenteon tueksi.
- Prosessin läpinäkyvyys. Mitä päätettiin ja miten siihen päädyttiin (kirjattu rakenne ja perustelut)?