Osallistujien perehdytys

Puntaroivassa paneelissa keskustelua käydään tietopohjaisesti. Osallistujat tulee perehdyttää paneelin kannalta keskeisiin näkökulmiin ja sisältöihin sekä paneelin tehtävään ja työskentelyyn. Hyvä perehdytys luo tasa-arvoisen lähtökohdan yhteiselle keskustelulle ja helpottaa keskustelun ohjaamista kohti suosituksia.

Perehdytysmateriaalin suunnittelu lähtee ydinkysymyksen kirkastamisesta. Mitä päätöstä tai suositusta ydinkysymys tukee? Miksi asiasta halutaan järjestää puntaroiva paneeli ja mitä keskustelun tuloksilla tehdään?

Perehdytysmateriaali on usein miten kirjallisesta materiaalista koostuva tietopaketti, joka toimitetaan etukäteen tutustuttavaksi. Mukana voi olla myös esimerkiksi videoita. Tietopohjaa ja materiaalia voidaan täydentää webinaarilla tai erilaisilla asiantuntijakuulemisilla. On tärkeää, että osallistujien lisäkysymyksille varataan tilaa ja niihin vastataan prosessin aikana.

Taustamateriaalia koostaessa on hyvä pohtia, auttaako juuri tämä nosto lukijaa tai kuulijaa puntaroimaan ydinkysymystä. Hyvä taustamateriaali on ymmärrettävä ja tasapainoinen eikä ohjaa tiettyyn lopputulokseen. Siinä nostetaan esiin erilaisia vaihtoehtoja ja vaikutuksia.

Puntaroivan paneelin aikana opitaan paljon. Tämän vuoksi osallistujat tulee perehdyttää paneelin kannalta keskeisiin kysymyksiin ja paneelin työskentelyyn. Voit hyödyntää perehdyttämiseen kirjallista materiaalia, videoita ja asiantuntijakuulemisia. Hyvä taustamateriaali on ymmärrettävä ja tasapainoinen eikä ohjaa tiettyyn lopputulokseen. Siinä nostetaan esiin erilaisia vaihtoehtoja ja vaikutuksia.

Puntaroivan paneelin osallistujille on hyvä laatia etukäteen tutustuttavaksi kirjallisesta materiaalista koostettu tietopaketti. Tietopohjaa ja materiaalia voidaan täydentää webinaarilla tai erilaisilla asiantuntijakuulemisilla. On tärkeää, että osallistujien lisäkysymyksille varataan tilaa ja niihin vastataan prosessin aikana.

Perehdytysmateriaalin suunnittelu lähtee ydinkysymyksen kirkastamisesta. Mitä päätöstä tai suositusta ydinkysymys tukee? Miksi asiasta halutaan järjestää puntaroiva paneeli ja mitä keskustelun tuloksilla tehdään? Taustamateriaalia koostaessa on hyvä pohtia, auttaako juuri tämä nosto lukijaa tai kuulijaa puntaroimaan ydinkysymystä. Esimerkki taustamateriaalin rakenteesta:

• Keskeiset käsitteet
• Nykytilanne tiiviisti
• Päätöksenteon kannalta oleelliset faktat
• Tieto epävarmuuksista tai eriävistä näkökulmista

Esittele vaihtoehdot arvioimalla niiden hyötyjä, haittoja ja kustannuksia. OECD suosittaa, että vaikutuksia pohditaan erityisesti osallistujien arjen näkökulmasta. Tuo esiin vaikutukset eri ryhmille, eri alueille sekä lyhyellä ja pitkällä aikavälillä. Tee materiaalissa selvä ero tutkimukseen ja asiantuntija-arvioihin perustuvan tiedon sekä arvopohjaisten näkemysten välillä.

Pidä materiaali tiiviinä ja helposti omaksuttavana. Tue saavutettavuutta tarvittaessa lyhyillä videoilla kirjallisen materiaalin tukena. Varmista, että sisältö on ymmärrettävää ilman ennakkotietoja, vältä erikoistermejä ja selitä ne selkeästi, jos niiden käyttö on välttämätöntä.

Varsinais-Suomen puntaroivan paneelin kokeilussa [SivisNYT-juttu] osallistujat saivat kirjallisen perehdytysmateriaalin tueksi tallenteen, jossa käytiin läpi materiaalin keskeinen sisältö ja kerrottiin tulevasta puntaroivasta keskustelusta. Videotallenne mahdollistaa tutustumisen materiaaliin oman aikataulun mukaan. Monikanavainen viestintä lisää saavutettavuutta.

Hyödynnä asiantuntijakuulemisia täydentämään kirjallista tausta-aineistoa. Asiantuntija voi esitellä eri vaihtoehtoja ja niiden vaikutuksia. Sijoita puheenvuorot luontevasti paneelin alkuun tai kutsu asiantuntijoita mukaan tarvittaessa myös myöhemmin. Pidä puheenvuorot lyhyinä ja jäsenneltyinä, ja varaa aikaa kysymyksille ja keskustelulle. Korosta asiantuntijoille ennakkoon, että heidän rooli on taustoittaa, ei esittää suosituksia tai ajaa etuja. Jos osallistujat katsovat puheenvuorot tallenteelta, varmista mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä.

Hyvä perehdytys innostaa osallistumaan puntaroivaan keskusteluun. Sisällytä perehdytykseen kysymyksiä, jotka auttavat osallistujia pohtimaan vaihtoehtojen merkitystä itselleen, esimerkiksi mikä vaihtoehto on heille tärkein ja miksi. Näkemykset voivat muuttua paneelin aikana, kun tieto lisääntyy ja eri vaihtoehtoja punnitaan yhdessä.