Tehtävänasettelu

Puntarointiprosessin suunnittelu alkaa tehtävänannosta. On tärkeää määritellä etukäteen, mihin tuloksia käytetään. Paneelin tarkoitus ei ole korvata edustuksellista demokratiaa ja päätöksentekoa, vaan täydentää sitä. Paneeleilla on useimmiten neuvoa-antava rooli. Tällä tarkoitetaan sitä, että paneelin tuottamat suositukset otetaan päätöksenteossa huomioon, mutta päätöksentekijät eivät ole sidottuja toteuttamaan suosituksia sellaisenaan. Päätöksentekijöiden tulee kuitenkin sitoutua vastaamaan paneelin suosituksiin ja varautua kertomaan julkisesti, mitä ja miten suosituksia huomioitiin tai perustella, miksi jotain suositusta ei toteuteta.

Milloin kannattaa toteuttaa puntaroiva keskustelu?

• Haluatte ymmärtää ja tuoda esille toimintaanne liittyvien ihmisten mielipiteitä erityisesti silloin, kun ne ovat jonkin tietyn asian suhteen jakautuneet.
• Haluatte aktivoida ihmisiä yhteiseen päätöksentekoon. Puntaroiva keskustelu auttaa keskittymään tärkeisiin päätöksentekoa vaativiin aiheisiin ja lisää ihmisten ymmärrystä siitä, miten päätöksenteko toimii. 
• Puntarointiprosessiin osallistuminen tai siihen tutustuminen esimerkiksi jäsenviestinnässä voi lisätä muutenkin kiinnostusta päätöksentekoon, kuten osallistumaan vuosikokouksiin.
• Haluatte saada punnittuja näkemyksiä esimerkiksi strategian tueksi. 
• Haluatte vahvistaa yhteisöllisyyttä ja luottamusta. Jos kaikilla toiminnastanne osallisilla henkilöillä on yhtäläiset mahdollisuudet tulla valituksi mukaan ja aiheesta viestitään läpinäkyvästi, tulokset hyväksyvät helpommin myös he, jotka eivät tällä kertaa tulleet valituksi. 
• Haluatte vahvistaa osallisuuden kokemusta ja moniäänisyyttä. Kun taustaltaan erilaiset ihmiset keskustelevat yhdessä, tämä voi vahvistaa osallisuuden kokemusta, kunhan pidätte huolta siitä, että mahdollisimman moni saa keskustelun aikana äänensä kuuluviin. 
• Haluatte järjestötoiminnassa vaikuttaa yhteiskuntaan. Järjestöissä suuri osa paneeleista keskittyy itse järjestön kehittämiseen, mutta järjestön on mahdollista toteuttaa myös johonkin itselleen tärkeään yhteiskunnalliseen kysymykseen liittyvä keskustelu, jonka tuloksia ja suosituksia hyödynnetään vaikuttamistyössä ja ulkoisessa viestinnässä. 

Aiheen valinta ja tavoite määrittelevät puntarointiprosessin laajuuden. Aiheen tulisi olla sellainen, että keskustelun toimeksi antanut taho (aluevaltuusto, yhdistyksen hallitus jne.) oikeasti tekee sen suhteen päätöksiä ja päätöksenteon vastuut ovat selvät. Puntaroivaa paneelia ei tule käyttää kysymyksiin, joiden valmistelussa on jo edetty tiettyyn suuntaan.

Puntaroivassa paneelissa käsiteltävä aihe kumpuaa yleensä joko organisaation omista tarpeista, kuten strategiatyöstä, tai toimintaympäristön muutoksista, tarpeesta tehdä säästöjä tai esimerkiksi kaupunkiympäristön kehittämisestä. Kysymyksen tarkentamiseen voidaan tarvittaessa osallistaa myös laajempi joukko ihmisiä ryhmähaastattelun, kyselyn tai aivoriihen avulla. Näin varmistetaan, että valittu aihe on merkityksellinen ja tarjoaa pohjan hyvälle keskustelulle. Esimerkiksi Opintokeskus Siviksessä puntaroivien keskustelujen kysymyksiä täsmennettiin sidosryhmäkyselyn tulosten pohjalta strategian väliarvioinnin yhteydessä.

Puntaroivan paneelin aiheesta johdetaan kysymys, jonka tulee olla napakka, konkreettinen ja ymmärrettävä. Koska paneelin järjestäminen vie resursseja, kysymys ei saa olla liian rajattu eikä koskettaa hyvin pientä osaa toimintaan liittyvistä ihmisistä, kuten järjestön jäsenistä tai kunnan asukkaista. Kysymys ei myöskään saa olla liian laaja. Se ei myöskään saa olla johdatteleva. Kysymystä kannattaa avata kutsuttaville, jotta he ymmärtävät, mihin kysymykseen ja päätöksenteon tarpeeseen se liittyy. Kutsuttavilla ei välttämättä ole kattavasti tietoa päätöksenteon prosesseista, joten niitäkin olisi hyvä avata.

Puntaroivan paneelin aiheen tulee siis olla merkittävä ja mielipiteitä jakava. Aiheeksi ei kuitenkaan kannata valita sellaista kysymystä, johon voidaan antaa selkeitä kyllä/ei -vastauksia. Hyvä aihe ja siitä muotoiltu kysymys antaa tilaa tuoreille ideoille ja parannusehdotuksille. Kysymyksen muotoilussa kannattaa miettiä, millainen kysymys herättää kiinnostusta myös niissä henkilöissä, jotka eivät yleensä osallistu aktiivisesti yhteiskunnalliseen tai järjestön sisäiseen keskusteluun.