Tietosuojaseloste Howspace

Laadittu: 22.11.2023

1. Rekisterinpitäjä

Opintokeskus Sivis, jota ylläpitää Opintotoiminnan Keskusliitto ry
y-tunnus: 0201789-3
Käyntiosoite: Toinen linja 17, 00530 Helsinki
sähköposti: toimisto@opintokeskussivis.fi
www.opintokeskussivis.fi

2. Rekisterin nimi

Verkko-oppimisympäristö Howspacen käyttäjärekisteri.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on verkko-oppimisympäristöpalvelun tarjoaminen Siviksen ja sen jäsenjärjestöjen koulutusten toteuttamista varten. Palvelun tarjoamiseen sisältyy käyttäjien ja käyttöoikeuksien hallintaa, opiskelun ohjaamista ja arviointia sekä mahdollisten teknisten ongelmatilanteiden selvittämistä.

Henkilötietojen käsittely perustuu Siviksen oikeutettuun etuun tarjota koulutuspalveluitaan käyttäjilleen ja jäsenjärjestöilleen verkkoympäristössä. Henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti ja luottamuksellisesti.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavat Howspacen käyttämiseen liittyvät välttämättömät tiedot käyttäjistä:

etu- ja sukunimi
sähköpostiosoite
järjestelmäprofiili
työtilan/koulutuksen nimi ja mahdollinen ryhmätieto
Käyttäjä voi halutessaan antaa palveluun kuvansa. Lisäksi rekisteriin voi tallentua koulutuksen suorittamiseen liittyen pedagogista sisältöä sekä arviointi- ja palautetietoa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään käyttäjältä itseltään, kun hän koulutukseen osallistuessaan ilmoittaa henkilötietojansa koulutuksen toteuttajalle Sivikselle. Henkilötietoja voidaan kerätä myös jäsenjärjestöiltä, jos henkilö ilmoittautuu koulutukseen jäsenjärjestön kautta.

Käyttäjä voi itse muokata ja päivittää niitä henkilötietojaan, joita hän on halutessaan lisännyt palveluun. Käyttäjä voi nähdä vain omat tietonsa ja niiden henkilöiden tietoja, joita opiskelun, opettamisen tai työtehtävän hoitaminen vaatii.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirto

Käyttäjätietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa palveluntarjoajille, kuten oppimisalustan palveluntarjoajalle, tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Huolehdimme sopimuksin siitä, että lukuumme toimivat palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja antamiemme ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksilla, salasanoilla sekä palomuurilla. Rekisterin tietoja säilytetään palvelimella, jonka teknisenä ylläpitäjänä toimii Howspace. Palvelin sijaitsee valvotussa konesalissa, johon on pääsy ainoastaan asianmukaisilla henkilöillä. Käyttäjärekisteriä pääsevät käsittelemään ainoastaan tehtävään nimetyt henkilöt. Henkilötietojen käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus.
Kaikilta käyttäjiltä vaaditaan Howspaceen kirjautuessa henkilökohtainen, sähköpostiosoitteeseen liitetty kirjautumislinkki. Yhteys Howspaceen on suojattu SSL-protokollalla.

9. Tietojen poistamisen suunnitellut määräajat

Henkilötiedot poistetaan viimeistään kuukauden kuluttua, kun niitä ei enää tarvita käyttötarkoituksen täyttämistä varten, ellei voimassa oleva lainsäädäntö määrää henkilötietojen säilytyksestä muuta.

10. Automaattinen päätöksenteko

Käyttäjän henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia käyttäjälle.

11. Tarkastusoikeus ja tietojen korjaamisen oikeus

Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Käyttäjällä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tässä tietosuojaselosteessa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Siltä osin kuin käyttäjä voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Siltä osin kuin käyttäjä ei pysty korjaamaan tai poistamaan tietojaan itse, korjaus- tai poistopyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan ”Yhteydenotot” mukaisesti.

Käyttäjällä on myös oikeus vaatia Sivistä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että hän odottaa Siviksen vastausta tietojen oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Käyttäjällä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa häneen kohdistuvia käsittelytoimia siltä osin kuin tietojen käsittelyn perusteena on Siviksen oikeutettu etu. Käyttäjän tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella käyttäjä vastustaa käsittelyä. Sivis voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos käyttäjä katsoo, että Sivis ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

11. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa sinun tulisi ottaa yhteyttä Sivikseen. Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä sähköpostiviestin osoitteeseen toimisto@ok-sivis.fi.

12. Muutokset rekisteriselosteeseen

Voimme tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat. Tietosuojaselosteen sisältö kannattaa kuitenkin tarkastaa säännöllisesti.